Jaarverslag 2016

Kader

Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden (2013/393816). Deze wet vormt de basis voor het door het kabinet gewenste nieuwe interbestuurlijk toezicht (IBT): het toezicht van de ene overheid op de andere. De wet maakt een einde aan veel specifieke toezichtbepalingen. Het toezicht wordt eenvoudiger en transparanter.

Uitgangspunt is het vertrouwen in een goede taakuitoefening door de gemeente. Daarbij hoort dat de horizontale verantwoording (college aan raad) en het horizontale toezicht (raad op college) op orde zijn. Het toezicht op de uitvoering van medebewindstaken door het college ligt primair bij de raad. De Haarlemse praktijk is dat de raad de informatie die voor haar sturende en controlerende rol nodig is, via de P&C documenten (en parallelle verantwoordingsdocumenten) ontvangt.

Invulling interbestuurlijk toezicht door provincie

Het uitgangspunt is dat de raad in eerste instantie toeziet op de uitoefening van (mede)bewindstaken door het college. Daarnaast heeft de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht behoefte aan systematische informatievoorziening op een aantal specifieke beleidsvelden. Het zwaartepunt van het interbestuurlijk toezicht door de provincie Noord-Holland ligt bij vier risicovolle taakvelden, namelijk ruimtelijke ordening, omgevingsrecht, externe veiligheid en archiefbeheer (vastgelegd in de provinciale informatieverordening). Hier moet jaarlijks verantwoording over worden afgelegd door het college. Daarnaast heeft het interbestuurlijk toezicht ook betrekking op incidentele onderdelen. De provincie heeft daarin een reactieve houding en zal alleen optreden indien er aanleiding is op basis van bijvoorbeeld een klacht of een krantenbericht. Het stelsel van financieel toezicht wijzigt overigens niet.

Toezichtgebieden

In 2016 is (evenals in 2015) op drie van de vier terreinen, zoals hiervoor genoemd, voldaan aan de specifieke informatieplicht richting de provincie. Hieronder wordt verslag gedaan van de bevindingen van de provincie naar aanleiding van de in 2016 toegezonden informatie.

Externe veiligheid

Omdat er in Haarlem geen bedrijven zijn gevestigd met een verhoogd of verzwaard veiligheidsrisico als bedoeld in het Besluit externe veiligheid inrichtingen (Bevi) hoeft hierover in het kader van het IBT niet gerapporteerd te worden. Bedrijven met een verminderd verhoogd risico zijn wel aanwezig, maar nu zich de afgelopen jaren geen gevallen van sanering hebben voorgedaan, bestaat ook op dit punt in het kader van het IBT geen actieve informatieverplichting. Uiteraard, wordt de raad regulier via het jaarverslag uitvoeringsprogramma Omgevingsdienst IJmond op de inhoud nader geïnformeerd over externe veiligheid.

Ruimtelijke ordening

De in 2014 door de gemeente geleverde informatie over de actualiteit en dekkendheid van ruimtelijke plannen is ook voor 2016 nog actueel. Omdat de gemeente Haarlem ten aanzien van ruimtelijke ordening in 2014 als adequaat is beoordeeld, heeft in 2015 en 2016 geen beoordeling door de provincie plaatsgevonden.

Omgevingsrecht

De provincie heeft de gemeente ten aanzien van de medebewindstaak Toezicht en Handhaving Omgevingsrecht voor 2016 als redelijk adequaat beoordeeld. De provincie heeft tegelijkertijd opgemerkt dat uit de aangeleverde documenten beter naar voren moet komen, dat er volgens de BIG-8 methodiek wordt gewerkt. De meest relevante aangedragen verbeterpunten zijn in dat kader:

  • Laat de jaarlijkse evaluatie van het uitvoeringsprogramma voor Ruimtelijke Ordening (RO) en Bouw- en Woningtoezicht (BWT) vaststellen door het college en stuur deze ter informatie aan de raad;
  • Voor periodiek een rapportage uit ten aanzien van het toezicht- en handhavingsbeleid over RO en BWT, laat deze vaststellen door het college en stuur deze ter informatie aan de raad;
  • Zorg dat de omgevingsdienst periodiek een rapportage uitvoert ten aanzien van het toezicht- en handhavingsbeleid over milieu, laat deze vaststellen door het college en stuur deze ter informatie aan de raad;
  • Stel beleid op voor RO en BWT. Stel hierin prioriteiten op basis van een analyse van problemen voor RO en BWT. Laat dit vaststellen door het college en stuur deze ter informatie aan de raad;
  • Formuleer in het beleid gemotiveerd welke ‘meetbare’ doelen het bestuursorgaan zichzelf stelt;
  • Stel een strategie op voor RO en BWT. Laat dit vaststellen door het college en stuur deze ter informatie aan de raad;
  • Geef in een uitvoeringsprogramma van de gemeente concreet aan welke voorgenomen activiteiten het bestuursorgaan komend jaar uitvoert;
  • Zorg dat bij de voorgenoemde activiteiten rekening is gehouden met de gestelde doelen en prioriteiten.

In positieve zin is in de beoordeling aangegeven dat geen verbeterpunten benoemd zijn aangaande de voorbereiding, de uitvoering en de monitoring. De bovengenoemde verbeterpunten zijn/worden als volgt opgepakt:

  • Het beleidsprogramma Veiligheid, toezicht en handhaving (VTH), inclusief de risico-analyses VTH, strategie van handelen en de uitvoering, is in januari 2017 door het college vastgesteld en ter informatie aan de raad gestuurd;
  • In 2017 wordt op basis van het vastgestelde beleidsprogramma VTH de uitgevoerde taken geëvalueerd en leidt tot een actie-agenda 2018. Deze actie-agenda wordt vastgesteld door het college en ter kennisname naar de raad gestuurd;
  • De beleidsmatige vertaling van de uitkomsten uit de activiteiten (BIG-8), zoals die door de Omgevingsdienst IJmond (ODIJ) worden uitgevoerd voor de gemeente Haarlem, pakt de gemeente in samenwerking met de ODIJ op.

Archiefwet

Eerder toegezonden informatie over de archiefzorg en het archiefbeheer leidde tot de volgende beoordeling door de provincie over 2016 (brief van 17 januari 2017 met registratienummer 34003). De huidige stand van zaken van uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in Haarlem wordt door de provincie als redelijk adequaat gekwalificeerd.

De provincie constateert dat de gemeente in 2016 een groot aantal positieve verbeteringen heeft gerealiseerd in het informatie- en archiefbeheer. De gemeente werkt gestructureerd toe naar het beheersbaar krijgen en houden van haar informatie- en archiefbeheer. Het doel is om uiterlijk in 2018 volledig te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. In het plan ‘Informatiebeheer op orde’ zijn de kaders en doelen gesteld voor de gewenste verbeteringen. Het wegwerken van de bestaande achterstanden in het fysieke archiefbeheer vindt plaats volgens het ‘Plan van aanpak archiefbeheer 2016-2021’ (2016/251891).

De uitvoering van beide plannen is in 2016 gestart. De provincie beschrijft dat de gemeente onder meer de volgende verbeterpunten heeft gerealiseerd:

  • Gestart is met de invoering van een kwaliteitssysteem voor het informatie- en archiefbeheer;
  • Een actueel overzicht van fysieke archiefbescheiden is opgesteld;
  • Aan een actueel overzicht van informatie in processen en applicaties wordt gewerkt (begin tweede kwartaal 2017 opgeleverd);
  • De gemeente stelt een Strategisch Informatie Overleg in (deelname door tenminste de CIO, Hoofd informatiebeheer, de archiefinspecteur en gemeentearchivaris van het Noord-Hollands Archief);
  • Een ‘Roadmap vervanging’ is opgesteld voor de periode 2017-2020. Hierdoor kan de organisatie geheel digitaal werken en archiveren;
  • Het informatiebeveiligingsbeleid conform de Baseline informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten is vastgesteld, een uitwijkplan is vastgesteld voor de belangrijkste archiefsystemen;
  • De achterstanden in de vernietiging van analoge archieven zijn grotendeels ingelopen;
  • Op locatie Cruquius zijn maatregelen genomen om schade door calamiteiten te voorkomen.

In aanvulling op deze constateringen van de provincie, heeft de gemeente in 2016 de volgende verbeteringen reeds gerealiseerd of in gang gezet:

  • De capaciteit van het team (digitaal) Informatiebeheer is kwantitatief en kwalitatief verder op orde gebracht;
  • Het calamiteitenplan voor de fysieke archieven is opgesteld en goedgekeurd door de archiefinspectie in het Noord-Hollands Archief;
  • Een metadataschema voor applicaties met archiefinformatie is vastgesteld;
  • De Selectielijst 2017 is geïmplementeerd;
  • Met de selectie en vernietiging van digitale archieven wordt in 2017 gestart.

De provincie formuleert een aantal aandachtspunten en aanbevelingen, waaronder het verder uitrollen van het kwaliteitssysteem voor het gehele informatie- en archiefbeheer. De provincie benadrukt dat de huidige ‘hybride’ situatie waarin tegelijkertijd analoge en digitale archieven worden gevormd, risico’s met zich meebrengt voor de kwaliteit van de gearchiveerde dossiers. Tevens stelt de provincie dat de gemeente niet controleert op kwaliteit en compleetheid van digitale en papieren dossiers. Aanbevolen wordt om deze controles prioriteit te geven. Deze constatering van de provincie komt echter niet volledig overeen met de werkelijke situatie. De gemeente Haarlem heeft in 2016 een extra Recordmanager in dienst genomen om verder invulling te geven aan de controles op de kwaliteit van dossiers en zaken. Daarnaast controleert de gemeente sinds 2014 systematisch de kwaliteit van de gecreëerde digitale zaken en digitale dossiers van de digitaal werkende afdelingen. Uitvoering van gestructureerd toezicht op de vereiste kwaliteit wordt in het kader van de verdere uitrol van het kwaliteitssysteem in 2017 verder geoptimaliseerd.

Het nieuwe bureau Informatiebeheer heeft het afgelopen jaar slagkracht en expertise georganiseerd om het digitaal werken en digitaal informatiebeheer verder te implementeren en te optimaliseren en daarmee de ambitie om volledig digitaal te werken te realiseren. In dit kader wordt in 2017 tevens een eerste 'Besluit vervanging' voorbereid, waardoor de beheersbaarheid van te archiveren digitale informatie sterk wordt verbeterd en waarmee de ‘hybride' situatie stapsgewijs wordt opgeheven.

Met het opstellen van kwaliteitseisen voor de bewerking van fysieke archieven wordt gestart in het tweede kwartaal van 2017. Daarna wordt gekeken hoe een en ander gecontroleerd kan worden en welke kritieke prestatie-indicatoren hiervoor beschikbaar zijn of nader moeten worden uitgewerkt. Hier wordt een nauwe samenwerking gezocht met het Noord-Hollands Archief.

De aanbeveling ten aanzien van de capaciteit is een gedeelde zorg en is ook onderdeel van de organisatieontwikkeling binnen de gemeente en is onderdeel van het gesprek met het Noord -Hollands Archief.